5 maneiras eficazes de melhorar a eficiência online

5 maneiras eficazes de melhorar a eficiência online

Muitas pessoas estão voltando para o escritório, mas nem todos. Grandes empresas como Google e Facebook anunciaram que estão estendendo as políticas do WFH até 2021. Alguns estão dizendo que o acordo pode ser permanente.

As pequenas e médias empresas ainda estão apurando as coisas e fazendo uma Busca de Emprego no Brasil. Em muitos casos, será uma combinação de funcionários internos e externos, todos tentando manter o negócio funcionando da melhor maneira possível.

Como proprietário ou gerente, você pode melhorar a integração de todos em seu trabalho para que sua empresa possa acompanhar o resto do mundo e não ficar para trás. Aqui estão algumas sugestões de maneiras de reduzir o tempo de inatividade e melhorar o fluxo de trabalho para funcionários externos.

Se você não precisa de suporte técnico, compre um

Os funcionários remotos têm o mesmo tipo de problemas técnicos que os funcionários internos. O software fica com bugs. O hardware falha. As conexões de rede caem sem aviso.

Seus funcionários precisam de alguém para ligar – seja um indivíduo ou departamento – que seja qualificado para ajudar colegas de trabalho com problemas de computador e rede e esteja habilitado para ajudar a resolver esses problemas, seja manutenção de conta ou substituição de hardware.

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Isso precisa ser um serviço imediato. Quando alguém não consegue trabalhar devido a um problema técnico, a produtividade é zip.

Se você não tiver alguém na equipe que possa preencher a função, considere contratar um provedor de serviços gerenciados. Uma vantagem particular dessa opção é que eles geralmente podem fornecer suporte técnico fora do horário normal de trabalho, então, se sua equipe remota flexibilizar um pouco a programação, eles ainda estarão cobertos.

Aproveite as vantagens da nuvem

Mais de 90% das empresas estão usando a nuvem de uma forma ou de outra. Se você não está usando a nuvem, já está atrasado. A boa notícia é que não precisa continuar assim.

Colocar sua empresa na nuvem é muito fácil. Amazon, Google, IBM, Microsoft, Apple e uma série de outras empresas podem configurar você com acesso público, privado ou híbrido a qualquer momento e com taxas relativamente baixas. Com a escalabilidade da nuvem, você pode usar o quanto for necessário, por isso é perfeito para empresas de todos os tamanhos. É seguro. E se tornou a plataforma de referência para aplicativos de produtividade online.

Consulte o Microsoft 365 ou o G-Suite do Google para obter uma gama completa de aplicativos de produtividade e comunicação que toda a sua empresa pode usar e colaborar. Ambos são surpreendentemente acessíveis. A Microsoft tem uma vantagem em reconhecimento de marca e familiaridade. A vantagem do Google é que seus aplicativos funcionam igualmente bem na web e em dispositivos móveis.

Coloque todos no mesmo aplicativo de gerenciamento de projetos

Os aplicativos de gerenciamento de projetos são ótimos para garantir que todos estejam na mesma página quando se trata do desenvolvimento de um projeto, quem precisa fazer o quê, quando, quais atualizações ocorreram e, geralmente, como todos estão progredindo. Do nível de gerenciamento, é um ótimo instantâneo de como os projetos estão indo. Do ponto de vista do trabalhador, é um esboço claro do que precisa ser feito e como isso se encaixa no quadro geral.

Existem muitos aplicativos disponíveis para você escolher. Idealmente, você quer um que atualize ao vivo em várias plataformas. Não importa se você ou seus funcionários estão acessando o aplicativo por meio de um telefone, tablet ou computador desktop, as informações devem ser atualizadas. A noção faz um bom trabalho com isso. Tenho visto muito sucesso pessoalmente com ClickUp. ClickUp tem uma curva de aprendizado mais fácil, embora o Notion tenha mais recursos.

Se você dirige uma grande empresa com várias equipes, comece com ClickUp, pelo menos, mas você pode querer dar uma olhada séria no G-Suite e no Office 365 à medida que se sentir mais confortável com o gerenciamento de projetos online.

O mais importante a lembrar é ter certeza de que todos estão usando o mesmo aplicativo. Isso vai agilizar seus projetos e reduzir a confusão e falta de comunicação.

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Proteja-se contra malware, vírus e phishing

Quer ver o trabalho remoto de um funcionário parar bruscamente e talvez levar todos os outros com ele? Então, por suposto, ignore a importância da proteção contra vírus e malware.

Não é isso que você quer?

Boa. Nem eu.

Quer você use sua equipe de suporte técnico designada para ajudar a promover isso ou faça você mesmo, certifique-se de que todos os funcionários – locais e remotos – tenham o software de detecção de vírus mais recente instalado em seus dispositivos e que suas definições de vírus estejam atualizadas. Da mesma forma, com malware.

Treine os funcionários sobre como reconhecer e-mails de phishing e links suspeitos. Sempre que um funcionário interage online com alguém fora de sua rede, seus sistemas podem ser abertos a um ataque de malware ou phishing. Coloque as ferramentas no lugar para impedi-los antes que aconteçam.

Estabelecer protocolos de criptografia e cibersegurança

Semelhante a proteger sua empresa contra vírus e malware, você vai querer ter certeza de que não são seus próprios funcionários que podem estar colocando sua rede de negócios em risco.

Estabeleça práticas de segurança cibernética para que todos sigam – incluindo uso sensato de senha, autenticação de senha em duas etapas e criptografia.

Isso é particularmente importante se você for uma empresa com requisitos de conformidade regulamentar, como os setores de saúde e finanças. Ser hackeado já é ruim o suficiente. Ser multado ou encerrado por falta de conformidade é pior.

Todos os serviços em nuvem, públicos e privados, utilizam criptografia para ajudar a manter seus dados protegidos. Usar uma nuvem privada oferece uma camada de segurança adicional ao controlar mais estritamente quem tem acesso aos seus servidores.

Com a velocidade da rede e do computador do jeito que está hoje, a criptografia não interferirá na qualidade da transmissão para transferências de dados ou videoconferência. Deixar de ter essa criptografia em vigor, no entanto, torna sua empresa vulnerável.

Não é uma escolha entre produtividade e saúde

Você não tem que sacrificar um pelo outro. Mesmo quando os funcionários estão espalhados e não aquecendo as cadeiras no escritório, sua empresa ainda pode funcionar com a mesma eficiência que você esperaria de atendimento no local. Basta um pouco de preparação e acomodação.

As razões para os funcionários trabalharem em casa vão além da atual pandemia. Embora seja um desafio para alguns, outros estão aceitando bem e até relatando alta satisfação no trabalho. Com o tempo, a capacidade de trabalhar remotamente será uma opção de contratação valiosa ao procurar talentos de qualidade.

O planejamento e a implementação de procedimentos inteligentes de trabalho em casa irão aprimorar seus negócios em geral e ajudá-lo a manter o tipo de funcionários talentosos que construirão um negócio sólido.